FINANZORDNUNG

Angenommen am 11. März 2013.
In Ausführung von Artikel 38 der Satzung der AIACE.

Artikel 1 – Geschäftsjahr

Das Geschäftsjahr beginnt am 1. Januar und endet am 31. Dezember jeden Jahres.

Artikel 2 – Mittel

Die Mittel der Zentralorgane der AIACE umfassen:
− einen jährlichen Beitrag, der von den nationalen Sektionen für jedes ihnen angehörende Mitglied vor dem Ende des betreffenden Geschäftsjahrs gezahlt wird. Die Zahlungen erfolgen in zwei Teilbeträgen, die erste Zahlung erfolgt im April und die Restzahlung vor dem Ende des betreffenden Geschäftsjahrs. Die Zahlung im April entspricht 50 % des im Vorjahr gezahlten Jahresbeitrags, der Restbetrag wird ausgehend von der Mitgliederzahl zum 31. Oktober des betreffenden Geschäftsjahrs berechnet. Die Höhe des für jedes Mitglied weitergeleiteten Beitrags wird vom Verwaltungsrat bestimmt und jährlich bestätigt bzw. geändert;
− Zuschüsse und der AIACE gewährte Schenkungen;
− sonstige gesetzlich zulässige Einnahmen.
Jede nationale Sektion legt den jährlich zu zahlenden Mitgliedsbeitrag fest.

Artikel 3 – Ausgaben

Die Ausgaben der AIACE umfassen:
− Betriebskosten der Zentralorgane, d. h. Personalkosten, Reise- und Aufenthaltskosten für Teilnehmer der Sitzungen des Präsidiums, des Verwaltungsrats, der Arbeitsgruppen, der Ad-hoc-Gruppen sowie der Personen, die durch die AIACE ordnungsgemäß beauftragt sind, an anderen Sitzungen oder Tätigkeiten teilzunehmen;
− durch den Verwaltungsrat genehmigte Beiträge zu Ausgaben für die Organisation der Mitgliederversammlungen und Jahreskongresse durch eine nationale Sektion;
− von den Zentralorganen und nationalen Sektionen im Namen der EU-Institutionen geleistete Ausgaben für soziale Maßnahmen zugunsten von Bediensteten der EU im Ruhestand;
− die übrigen im Interesse der Vereinigung geleisteten Ausgaben.

Artikel 4 – Rechnungsführung

Die Rechnungsführung erfolgt digital mit Hilfe einer Rechnungsführungssoftware, die den europäischen Normen entspricht. Der Generalschatzmeister führt sie in Euro auf der Grundlage eines Kontenplans, der auf den Verwaltungsbedarf der AIACE ausgerichtet ist.

Artikel 5 – Haushalt

Der Generalschatzmeister bereitet einen Haushaltsplan vor, der ausgewogen sein muss und alle für das laufende Geschäftsjahr vorgesehenen Finanzaktionen zusammenfassend darstellt. Die nationalen Sektionen sind verpflichtet, ihm mindestens ein Jahr im Voraus einen Voranschlag ihrer Ausgaben für soziale Maßnahmen für das betreffende Haushaltsjahr vorzulegen, um diese Vorbereitung zu erleichtern.
Bis zum 15. Januar jeden Jahres legt der Generalschatzmeister dem Präsidenten der AIACE den Haushaltsplan vor. Dieser unterbreitet ihn dem Verwaltungsrat bei der ersten Sitzung des Geschäftsjahrs zwecks Zustimmung. Der Präsident oder der Generalschatzmeister stellen den Haushaltsplan bei der Mitgliederversammlung zur Genehmigung vor.
Zwischen dem 1. Januar und der Verabschiedung des Haushaltsplans erfolgen Ausgaben jeder Kategorie bis zur Hälfte der Ausgaben des vorangegangenen Geschäftsjahrs (mit Ausnahme der Ausgaben für soziale Maßnahmen, die den Gesamtbetrag dieser Ausgabenkategorie im Vorjahr nicht überschreiten dürfen). Die Regularisierung des vorläufigen Verfahrens erfolgt nach der Annahme des Haushaltsplans durch die Mitgliederversammlung.
Die Finanzierung durch Kreditaufnahme ist verboten, sofern dies die Mitgliederversammlung nicht ausdrücklich genehmigt hat.
Es wird empfohlen, den Gesamtbetrag der Rückstellungen auf einer Höhe zu belassen, die mindestens 50 % des jährlichen Gesamthaushalts entspricht.

Artikel 6 – Verfahren für Einnahmen und Ausgaben

Sobald der Haushaltsplan vom Präsidenten und anschließend vom Verwaltungsrat und der Mitgliederversammlung genehmigt wurde, ist der Generalschatzmeister befugt, Einnahmen und andere Einkünfte zu erzielen und Ausgaben zu tätigen.
• Zu jeder Einnahme oder Ausgabe ist ein Nachweis (Rechnung, Erklärung oder Quittung) zu erstellen, aus der die Art der Einnahme bzw. Ausgabe hervorgeht. Jeder Nachweis einer Ausgabe ist von der Person zu unterzeichnen, die für die Ausgabe verantwortlich ist.
• Die Nachweise der Einnahmen und Ausgaben sind in der chronologischen Reihenfolge nummeriert, in der sie im computergestützten System verbucht werden. Jeder buchhalterische Vorgang, der im Hauptbuch oder der Vermögensübersicht ausgewiesen ist, übernimmt die bei der Verbuchung vergebene Nummer.
• Einnahmen und Ausgaben werden über ein auf den Namen der Vereinigung eröffnetes Bankkonto durchgeführt. Jede Auszahlungsanordnung wird durch den Generalschatzmeister sowie eine vom Präsidenten der AIACE beauftragte Person unterzeichnet. Der Präsident kann dem Generalschatzmeister die Befugnis übertragen, für die Auszahlungsanordnungen allein zeichnungsberechtigt zu sein. Bei Verhinderung des Generalschatzmeisters vertritt ihn eine vom Präsidenten der AIACE beauftragte Person in seinen Aufgaben.
Der Generalschatzmeister ist dafür verantwortlich, soweit wie möglich sicherzustellen, dass alle der AIACE geschuldeten Einnahmen erzielt und die vorhandenen Mittel sowie die Ausgaben und der Haushalt unter Wahrung des Grundsatzes der Sorgfalt und eines soliden Finanzmanagements verwaltet werden und sich auf schlüssige Nachweisdokumente stützen.
Die nationalen Sektionen müssen über die Verwendung der Mittel für soziale Maßnahmen in der durch den Generalschatzmeister vorgegebenen Art Bericht erstatten, damit überprüft werden kann, ob diese Mittel effizient eingesetzt worden sind.
Vor jeder Sitzung des Verwaltungsrats legt der Generalschatzmeister dem Präsidenten der AIACE den Stand der Einnahmen und Ausgaben vor. Der Präsident oder der Generalschatzmeister leitet diesen an das Präsidium weiter.

Artikel 7 – Rechnungsabschlüsse

Bis zum 1. März jeden Jahres erstellt der Generalschatzmeister die Entwürfe der zum 31. Dezember des Vorjahres festgestellten Vermögensübersicht und Jahresabrechnung. Er übermittelt diese dem Präsidenten der AIACE und legt sie den Rechnungsprüfern zwecks Kontrolle vor.
Die Rechnungsprüfer überprüfen die buchhalterischen Dokumente, die ihnen der Generalschatzmeister zur Verfügung stellt, und legen dem Präsidenten ihren Bericht bis spätestens zum 15. März jeden Jahres vor.
Die Rechnungsprüfer geben an, ob sich in den Konten die von AIACE International vorgenommenen Geschäfte sowie ihre Finanzlage zum Abschluss des Geschäftsjahrs präzise widerspiegeln und ob der Generalschatzmeister seine Verpflichtungen gemäß vorstehendem Artikel 6 mit gebührender Sorgfalt erfüllt hat.
Bei der ersten Verwaltungsratssitzung des Jahres legt der Generalschatzmeister die endgültige Fassung der Vermögensübersicht und der Jahresabrechnung sowie den Bericht der Rechnungsprüfer vor.
Nimmt die Mitgliederversammlung die Jahresabrechnung und Vermögensübersicht an, so gilt der Generalschatzmeister für das betroffene Geschäftsjahr als entlastet.

Artikel 8 – Mitgliederversammlung und Kongress

Wird die Organisation einer Mitgliederversammlung und eines Kongresses einer nationalen Sektion oder einer anderen Einrichtung übertragen, so legt das Leitungsorgan der nationalen Sektion oder die andere Einrichtung dem Verwaltungsrat der AIACE ein vorläufiges Budget über Einnahmen und Ausgaben dieser Veranstaltungen vor.
Der Verwaltungsrat kann der mit der Organisation betrauten Sektion einen finanziellen Beitrag als zu verrechnenden Vorschuss zur Verfügung stellen. Die Abrechnung des Vorschusses erfolgt nach Vorlage der Bilanz und entsprechender Belege binnen dreier Monate nach Abhaltung der Konferenz.
Sollte die Aufstellung über Einnahmen und Ausgaben, die die mit der Organisation betraute Sektion ihrem Bericht beigelegt, ein Defizit ausweisen, kann der Verwaltungsrat beschließen, das Defizit ganz oder teilweise zulasten der AIACE zu übernehmen.

Artikel 9 – Reise- und Aufenthaltskosten

Reise- und Aufenthaltskosten für Teilnehmer der Sitzungen des Präsidiums, des Verwaltungsrats, der Arbeitsgruppen, der Ad-hoc-Gruppen sowie der Personen, die durch die AIACE ordnungsgemäß beauftragt sind, an anderen Sitzungen oder Tätigkeiten teilzunehmen, werden gemäß den im Anhang zu dieser Finanzordnung festgelegten Voraussetzungen und Modalitäten erstattet.

Artikel 10 – Inkrafttreten

Die finanziellen Bestimmungen dieser Finanzordnung und ihres Anhangs über die Erstattung von Reise- und Aufenthaltskosten sind ab dem 1. April 2013 gültig.
Alle entsprechenden früheren Bestimmungen werden aufgehoben.

Artikel 11 – Verantwortung für die Umsetzung

Der Präsident wird mit der Ausführung der vorliegenden Finanzordnung und ihres Anhangs betraut.

ANHANG ZUR FINANZORDNUNG