REGLEMENT FINANCIER

Adopté le 11 mars 2013.
En exécution de l’article 38 des statuts de l’AIACE.

Article 1er - Exercice financier

L’exercice financier commence le 1er janvier et s’achève le 31 décembre de chaque année.

Article 2 - Ressources

Les ressources des organes centraux de l’AIACE sont constituées:
– par une contribution annuelle versée par les sections nationales avant la fin de l’exercice concerné, pour chacun des membres qui leur sont affiliés. Ces versements s’effectuent en 2 tranches, la première au mois d’avril et le solde, avant la fin de l’exercice concerné. Le versement du mois d’avril correspond à 50% de la contribution annuelle versée l’année précédente et le solde est basé sur le nombre des membres affiliés au 31 octobre de l’exercice concerné. Le montant de la rétrocession pour chaque membre sera fixé par le Conseil d’administration, et confirmé ou modifié annuellement;
– par les subventions et les dons qui sont accordés à l’AIACE;
– par toutes autres ressources autorisées par la loi.
Chaque section nationale fixe la cotisation à lui verser annuellement par les membres qui lui sont affiliés.

Article 3 - Dépenses

Les dépenses de l’AIACE comportent :
– les frais de fonctionnement des organes centraux, comprenant les frais de personnel, les frais de voyage et de séjour des participants aux réunions du Bureau, du Conseil d’administration, des groupes de travail, des groupes ad hoc, ainsi que des personnes dûment mandatées par l’AIACE pour participer à d’autres réunions ou à d’autres activités;
– les contributions autorisées par le Conseil d’administration aux dépenses relatives à l’organisation, par une section nationale, des assemblées générales et Assises annuelles;
– les dépenses encourues par les organes centraux et les sections nationales pour le compte des institutions de l’UE à des fins d’actions sociales en faveur des pensionnés de l’UE ;
– les autres dépenses effectuées dans l’intérêt de l’Association.

Article 4 - Comptabilité

La comptabilité est informatisée et tenue sur base d’un logiciel de comptabilité conforme aux normes européennes. Elle est tenue en euros par le Trésorier général sur base d’un plan comptable spécifique aux besoins de la gestion de l’AIACE.

Article 5 - Budget

Le Trésorier général prépare un projet de budget qui doit être équilibré et qui reprend sous forme synthétique l’ensemble des actions financières prévues pour l’exercice en cours. Les sections nationales sont tenues de lui soumettre une prévision de leurs dépenses d’actions sociales pour l’exercice budgétaire en cause, au moins une année à l’avance, afin de faciliter cette préparation.
Le Trésorier général soumet, avant le 15 janvier de chaque année, ce projet de budget au Président de l’AIACE qui le soumet, pour accord, au Conseil d’administration lors de sa 1ère réunion de l’exercice. Le projet de budget est présenté par le Président ou le Trésorier général à l’Assemblée générale pour approbation.
Entre le 1er janvier et l’adoption du budget, les dépenses de chaque catégorie sont effectuées dans les limites de la moitié des dépenses de l’exercice précédent (à l’exception des dépenses d’actions sociales qui ne pourront pas excéder le montant total des dépenses de cette catégorie de l’année précédente). La régularisation de cette procédure provisoire interviendra après l’adoption du budget par l’Assemblée générale.
Le financement par voie d’emprunts est interdit à moins d’avoir été spécifiquement autorisé par l’Assemblée générale.
Il est recommandé que le total des réserves soit maintenu à un niveau correspondant à au moins 50% du total du budget annuel.

Article 6 - Procédure de recettes et dépenses

Le projet de budget, une fois approuvé par le Président, et les budgets approuvés par la suite par le Conseil d’administration et l’Assemblée générale, portent autorisation donnée au Trésorier général de percevoir les recettes et autres revenus, et d’exécuter les dépenses.
– Toute recette ou dépense donne lieu à l’établissement d’une pièce justificative (facture, déclaration ou quittance) indiquant la nature de la recette ou de la dépense. Chaque pièce justificative relative à une dépense est signée par la personne responsable de cette dépense.
– Les pièces relatives aux recettes et dépenses sont numérotées selon l’ordre chronologique de leur enregistrement comptable dans le système informatisé. Chaque mouvement comptable repris dans le grand livre ou la balance reprend le numéro donné lors de l’enregistrement.
– Les recettes et les dépenses sont établies par compte bancaire ouvert au nom de l’association. Chaque titre de paiement est signé par le Trésorier général ainsi que par une personne mandatée par le Président de l’AIACE Le Président peut déléguer au
Trésorier général le pouvoir de signer seul les titres de paiements. En cas d’empêchement du Trésorier général, celui-ci est suppléé dans ses fonctions par une personne mandatée par le Président.
Le Trésorier général est responsable d’assurer dans la mesure du possible que toutes les recettes dues à l’AIACE sont perçues, que les fonds sont gérés dans le respect des principes de prudence et de bonne gestion financière, et que les dépenses respectent ces mêmes principes ainsi que le budget et s’appuient sur des documents justificatifs probants.
Les sections nationales doivent faire rapport de leur utilisation des fonds d’actions sociales de la manière prescrite par le Trésorier général, afin de permettre la vérification de leur utilisation effective et efficace de ces fonds.
Le Trésorier général présente au Président de l’AIACE avant chaque réunion du Conseil d’administration un état des recettes et des dépenses. Le Président ou le Trésorier en donne communication au Bureau.

Article 7 - Comptes

Avant le 1er mars de chaque année, le Trésorier général établit les projets de bilan et de compte de gestion arrêtés au 31 décembre de l’année précédente, les communique au Président de l’AIACE et les soumet, pour contrôle, aux commissaires aux comptes.
Les commissaires aux comptes procèdent au contrôle des documents comptables que le Trésorier général tient à leur disposition et présentent leur rapport au Président au plus tard le 15 mars de chaque année.
Les commissaires aux comptes indiquent si les comptes reflètent avec précision les opérations effectuées par l’AIACE Internationale pour l’exercice ainsi que sa situation financière à la clôture de l’exercice, et si le Trésorier général a rempli en bon père de famille ses obligations telles que décrites à l’article 6 ci-dessus.
Le Trésorier général présente le bilan et le compte de gestion définitifs, ainsi que le rapport des commissaires aux comptes, à la première réunion annuelle du Conseil d’administration.
L’approbation du compte de gestion et du bilan par l’Assemblée générale vaut décharge pour le Trésorier général au titre de l’exercice concerné.

Article 8 - Assemblée générale et Assises

Si l’organisation d’une assemblée générale et des Assises est confiée à une section nationale ou un autre organisme, l’organe de gestion de la section nationale ou l’autre organisme présente au Conseil d’administration de l’AIACE un budget prévisionnel des recettes et des dépenses relatives à ces manifestations.
Le Conseil d’administration peut attribuer à la section organisatrice une contribution financière à titre d’avance à régulariser. L’apurement de cette avance est effectué sur présentation du bilan et des pièces justificatives correspondantes dans un délai de trois mois après la tenue des Assises.
En cas de déficit établi par l’état des dépenses et recettes joint au rapport de la section organisatrice, le Conseil d’administration peut décider de prendre partiellement ou totalement ce déficit à charge du compte de l’AIACE.

Article 9 - Frais de voyage et de séjour

Les frais de voyage et de séjour des participants aux réunions du Bureau, du Conseil d’administration, des groupes de travail, des groupes ad hoc, ainsi que des personnes dûment mandatées par l’AIACE pour participer à d’autres réunions ou à d’autres activités sont remboursés dans les conditions et selon les modalités fixées à l’annexe au présent règlement.

Article 10 - Date d’entrée en vigueur

Les dispositions financières de ce règlement financier et de son annexe relative aux remboursements des frais de voyage et de séjour sont d’application à dater du 1er avril 2013.
Toutes les dispositions en la matière prises antérieurement sont abrogées.

Article 11 - Responsabilité de mise en œuvre

Le Président est chargé de l’exécution du présent règlement et de son annexe.

ANNEXE AU REGLEMENT FINANCIER